ViaTracks Kjørebok – Mobile Worker

Denne funksjonen forutsetter at bedriften abonnerer på ViaTracks kjørebok fra Devinco.

Innstillinger for bruker

Logge inn / Logge ut:

Før du kan ta i bruk innhenting av turer fra ViaTracks, må du legge inn påloggingsinformasjon.

Dette gjør du på Innstillinger.

Du logger inn med din bruker på ViaTracks.

Så lenge du ikke logger ut av Mobile Worker appen vil tilkoblingen lagres, slik at du ikke trenger å gjøre dette flere ganger.

Når du er pålogget, så kan du velge å logge ut igjen fra ViaTracks.

Valg av kjøretøy

Noen brukere (f.eks. avdelingsledere) kan være satt opp i ViaTracks til å ha tilgang til flere kjøretøyer.

Etter innlogging vil disse kunne definere hvilke kjøretøy brukeren vil se turene for.

Oversikt over alle turer

Du kan finne oversikten over alle turer ved å klikke deg inn på ... "Vis mer" (nederst til høyre) og velge "Kjørebok" (se figur).

Ikonet er kun klikkbart dersom integrasjonen er aktivert.

Ved første oppstart vil du bli bedt om å logge inn dersom dette ikke allerede er gjort, eller at tidligere lagret pålogging ikke lenger er gyldig.

I Kjørebok oversikten vil du se alle turer for de siste 7 dager, dvs. alle turer for alle kjøretøy du har tilgang til. Hver tur vises med et eget kort, og noen av tur-detaljene vises i kortet.

Forklaring til feltene (nummerert i figur til høyre):

Kjøretøyet som er brukt på denne turen.
Adresse for turens start og klokkeslett.
Adresse for turens stopp og klokkeslett.
Dersom det er registrert formål med turen vises det her.
Når en tur hentes inn på en registrering endres tekst i "Formål" med ordre nummer, ordrenavn og kundenavn tilsvarende som på registreringen.
Er uthevet dersom en tur allerede er knyttet opp mot en registrering.
Er uthevet dersom denne turen er markert som en privat tur.
Er uthevet dersom det er knyttet opp noen utlegg på turen, f.eks. bom eller ferge.
Du vil kunne se flere tur-detaljer, samt få mulighet til å redigere disse.
- Du kan legge inn formål.
  TT - her kan du velge i ulike faste tekster, derom det er lagt inn i synk innstillingene.
- Markere om det er en privat tur.
- Se detaljer på eventuelle utlegg.
Filtrere turene som vises i listen på filter-ikonet oppe til høyre:
- Datoperiode:
  Her kan du endre datoutvalget for nedlasting av turer. Standard er 7 dager, maksimum er 30 dager.
- Turer:
  Her kan du hente utvalgte turer basert på status.
- Etter endret filter vil turer lastes på nytt ihht. det nye filteret.

Importere turer til timer/utlegg

Når du registrerer timer på en ordre i Mobile Worker app'en, finner du også et ikon øverst i høyre hjørne. Klikker du på dette ikonet vil oversikten over turer for de 4 siste dagene vises.

Du kan i dette oversiktsbildet velge èn eller flere turer, og når utvalget er bekreftet vil turene beregnes ihht. reglene som er satt opp.

Er turen lagt inn på en registrering allerede, vil du få varsel om dette. Det er likevel mulig å hente inn turen èn gang til, om ønskelig.

Trenger du å hente inn turer mer enn 4 dager tilbake må du hente dem på oversikten over alle turer ved å klikke deg inn på ... "Vis mer" og velge "Kjørebok". Se beskrivelse lenger opp i denne artikkelen.
Klikk deg inn på turen som skal hentes inn og bruk denne funksjonen:

Import av tur distanse

Turens detaljer vil legges inn under "Utlegg"

Det vil importeres utleggstype for hver regel i oppsettet som er gyldige ihht. turens distanse.

Om utlegget ikke finnes i timeregistreringen, legges det inn en ny registreringslinje. Om den allerede er satt, legges nye verdier (antall) til i den eksisterende registreringslinjen.
Satser hentes fra innstillinger i Mobile Worker.

Merk at timearter/utleggsarter som er definert i regel-oppsettet for ViaTracks, må være tilgjengelig for den ansatte i Mobile Worker. Dvs. om timearten/utleggsarten ikke er tilgjengelig for den valgte ordren eller ansattgruppen, vil brukeren se et varsel og regelen/timearten vil bli ignorert ved import. Turen vil fortsatt bli merket som benyttet i ViaTracks Kjørebok.

Import av turkostnader

Om det er angitt turkostnader vil disse importeres ihht. innstillinger.

Om utlegget ikke finnes i timeregistreringen, legges det inn en ny registreringslinje. Om den allerede er satt, legges nye verdier (beløp og beskrivelse) til i den eksisterende registreringslinjen.

Unntak for dette er om eksisterende utleggstype har antall ulik 1, eller om turkostnaden har antall ulik 1. I de tilfellene vil det legges til en ny registreringslinje.

Bompenger og ferge henter sats fra ViaTracks.

Import av reisetid

Om import av reisetid er aktivert, vil reisetid importeres med den timearten som er angitt i oppsettet.

Om timearten for reisetid ikke finnes i timeregistreringen, legges det inn en ny timelinje. Om den allerede er satt, legges nye verdier (antall) til den eksisterende.

MERK: Importerer du flere turer samtidig, vil den totale reisetiden for alle turene avrundes. Ønsker du å avrunde hver enkelt tur, må turene importeres hver for seg.

Private turer

Private turer kan importeres til en registrering for videre behandling i lønnssystemet dersom dette er satt opp i innstillingene. Disse turene behandles slik:

I registreringsbildet og ... til høyre for "Bilen" får du valget "Importer kun private turer".

Alle turer merket som private vil vises i listen.

Du kan filtrere på datoutvalg og type privat tur.

MERK: Dersom du er pålogget som en avdelingsleder eller administrator, vil du se arbeidsturer for alle kjøretøy du har tilgang til. I tillegg vil du se private turer på yrkesbilene. Private turer med firmabil vil ikke vises, selv om turen er tilknyttet deg som bruker/sjåfør. Og om en tur med firmabil endres til privat tur, vil denne turen ikke lenger vises i din oversikt.

Artikler i denne seksjonen