Følgende guide gir en oversikt over oppsett/installasjon og bruk av integrasjon mellom
Mobile Worker (heretter benevnt som MW) og PowerOffice Go (heretter benevnt som POG).
Disse registrene synkes:
PowerOffice Go (POG) Mobile Worker (MW) Sync
Kontakter – Ansatte Ansatte POG til MW
Kontakter – Kunder Kunder Begge veier
Produkter – Varer Varer POG til MW
Produkter – Tjenester Time,tillegg,utlegg POG til MW
Prosjekt Prosjekt Begge veier
Delprosjekt Ordre Begge veier
Avdeling Avdeling Begge veier
NB: Vi har ikke integrasjon mot Time-modulen i POG per idag.
Dvs. at kun tjenester fra POG sin produkttabell blir tatt inn i MW basert på varegruppe-tilhørighet - ikke timetyper fra Timer-modulen.
Dersom timer skal over til lønn, må ansattnr. være identisk som i lønnssystemet.
Oppsett:
Du trenger:
En aktiv klient i POG og API-nøkkel til denne klienten.
Nøkkelen kan lages i POG under Innstillinger - Utvidelser.
Du trenger også aktivt abonnement i MW.
Logg inn på linken nedenfor med ditt brukernavn og passord i MW.
Kun administrator brukere har tilgang til denne funksjonen.
http://integrations.mworker.com
Velg å Endre i POG synken
Legg inn API-nøkkel for POG,
MERK: API-nøkkel fra MW som er automatisk fylt ut her, må endres med en du oppretter selv. (se nederst)
Trykk så Kobling
Du må aktivere hvert register du vil synkronisere, og hvorvidt den skal kun synke èn vei eller begge (for de registrene hvor dette er tilgjengelig).
Du kan også avgjøre om du vil synke manuelt, eller om det skal kjøres automatisk i faste intervall.
Prosjekt
Denne synken går begge veier (om du ikke velger noe annet).
Dersom prosjektet opprettes i POG og det legges på en prosjektleder, er det et krav at prosjektleder i POG også må være en ansatt/bruker i MW, og vedkommende må ha rettighet til å være Ansvarlig i MW.
Dette defineres på ansattkortet i MW.
Ordre
Denne synken går begge veier.
Ordre i MW tilsvarer delprosjekt i POG.
Timer kan ikke registreres direkte på prosjekt i MW, men mot en ordre i prosjektet. Det er derfor påkrevd å opprette delprosjekt (i POG) eller ordre (i MW) for å kunne registrere timer.
Et prosjekt kan inneholde flere delprosjekter/ordrer, som også kan stiles til ulike kunder i ett og samme prosjekt..
Dersom delprosjekt opprettes i POG er det noen krav:
- Delprosjektet må ha kunde tilknyttet.
- Prosjektleder i POG må være en ansatt i POG og tilknyttet bruker i MW og
må ha rettighet til å være ansvarlig. Det defineres på ansattkortet i MW.
Varer, Timearter, Utlegg og Tillegg
På produktet i POG, setter du hvilket register i MW du vil at denne skal fremkomme.
Du må ha laget en egen produktgruppe i POG for hvert av registrene.
Produktgruppen velges som varegruppe i innstillingene på synken.
Behandling av produktet defineres i beskrivelse feltet på produktet:
[payitem=XXX] Lønnsart nummer (=XXX) i Lønn som timene skal gå mot
[ExcludeFromInvoice] Timene ekskluderes mot fakturering
[ExcludeFromPayroll] Timene ekskluderes mot lønn.
Du kan skrive inn mer enn 1 behandlingsregel, f.eks.
[payitem=10]
[ExcludeFromInvoice]
Vareforbruk til faktura
Alle vareuttak ført i MW sendes til modulen Salg i POG, under Faktura - Utkast.
Dersom det godkjennes timer tilhørende samme prosjekt og delprosjekt så vil disse komme frem på samme utkast i POG.
Eksporter til faktura
Godkjente timer, tillegg og utlegg i MW synkes til Faktura - Utkast i POG dersom denne aktiveres.
Her blir time-for-time eksportert med ønsket beskrivelse og/eller varetekst. Tilgjengelige detaljer som kan sendes over til POG er:
Eksport til lønn:
Når timer godkjennes sendes disse over til import-grensesnittet i POG.
Dersom man godkjenner timer over i neste mnd. vil også disse komme med i lønnskjøringen.
Det er ikke mulig å sette en avgrensning for periode man ønsker å utlønne da alle godkjente timer kommer med.
Timene sendes over time-for-time med delprosjekt.
Dette importeres til lønnskjøringen i POG her:
Alternativt kan du la være å aktivere denne og heller bruke lønnskjøringsmodulen i MW. Der kan du ta ut en lønnsfil på ønsket periode og du vil da få timene akkumulert for en avgrenset periode.
Se egen manual på denne modulen
NB! Ønsker du å bruke denne modulen, må ikke innstillingen for "Eksporter til lønn" være aktivert
Opprette API-nøkkel for integrasjonen i MW
Logg inn på nettsiden til MW som Administrator.
Gå på brukerikon (helt til høyre i toppmenyen) og velg Innstillinger.
I menyen til venstre finner du Registre og API nøkler.
NB! Nøkkelen MÅ kopieres med en gang da den ikke kan hentes frem senere.
Velg "Legg til" og velg Eksternt system = PowerOffice Go, sett gjerne PowerOffice GO som navn på API-nøkkelen
Nøkkelen som nå kommer frem må kopieres umiddelbart, og legges inn i synk-innstillingene som vist over.
Sjekke status dersom synk feiler
Du kan se status på de ulike elementene i synken.
Det er også mulig å sortere på registeret du ønsker å sjekke.
Synk kan tvinges til å kjøre omgående.
Det er også mulig å tvinge synk av det enkelte register omgående under Innstillinger
Dersom statusen på elementet er merket med en rød prikk kan du ved å holde over få beskrivelse av hva som er feil i synken.
Her er eksempel på en feil ved ordre opprettet i POG:
Synk retning viser import til MW.
Statusen sier det mangler kunde eller kunde eksisterer ikke i MW.
Sjekket ordre i POG og denne lå uten kunde.
Ved å legge kunde på ordren i POG og synke på nytt vil denne da komme inn uten feil.
TIPS: Noen ganger må det kanskje gjøres en liten endring i navn (prosjekt, ordre, kunder, ansatt, vare) for å framtvinge en oppdatering av dataene i mellom Mobile Worker og POG. Synken tar da tak i disse og sender over.
MERK:
Fra Pog til MW
Ordre og prosjekter i POG som er merket som «Ferdig» eller «Arkivert» tas ikke med i synk til MW.
Fra MW til POG
«Sist endret» dato/tid bestemmer om data sendes over til POG. Dvs. at det må være gjort en endring senere enn siste synk tidspunkt. Det er ingen filtrering basert på status fra MW