Denne artikkelen dekker både oppsettet og innstillingene for integrasjonen mellom Mobile Worker (MW) og ViaTracks (VT), samt hvordan bruker kan benytte seg av integrasjonen på sin mobil eller nettbrett.
Oppsett og innstillinger
I oppsettet defineres innstillinger og hvilke regler som turer skal kalkuleres etter, samt hvilke utlegg som skal importeres.
Innstillinger
- Benytt tur flere ganger
- Ingen varsling - Bruker kan benytte samme tur i flere timeregistreringer.
- Varsle - Bruker vil varsles dersom turen allerede er benyttet.
- Blokker - Bruker vil ikke kunne legge til turer som allerede er benyttet.
- Forhindre bruk av "Sporadisk"
- Dersom denne er valgt, vil ikke bruker få mulighet til å sette en privat tur til "Sporadisk".
Importer reisetid
Her kan du sette opp om og hvordan reisetid skal importeres. Ved å aktivere dette må det velges en timeart som reisetid skal importeres til.
Avrunding betyr avrunding oppover til nærmeste verdi. Standard er 1 minutt, men du kan velge inntil 60 minutter avrunding.
MERK: Importerer du flere turer samtidig, vil den totale reisetiden for alle turene avrundes. Ønsker du å avrunde hver tur, må turene importeres hver for seg.
Turdistanse
Her definerer du reglene for hvordan turene skal håndteres ved import. Følgende kolonner er tilgjengelig:
- Timeart
- Her definerer du timearten som skal benyttes
- Merk at kun timearter av typen utlegg og tillegg er mulig å velge her.
- Distansefaktor
- Alle turer returneres i meter. Dersom du ønsker at dette skal importeres i kilometer, så legger du inn faktor 0,001. Om dette feltet står blankt, vil ikke distansefaktor utgjøre noen forskjell.
- Alle turer returneres i meter. Dersom du ønsker at dette skal importeres i kilometer, så legger du inn faktor 0,001. Om dette feltet står blankt, vil ikke distansefaktor utgjøre noen forskjell.
- Standardverdi
- Her kan du angi en standardverdi som settes inn som fastantall.
MERK: Dersom det er angitt en verdi her, vil denne overstyre kalkulasjonen av (distanse * distansefaktor).
- Her kan du angi en standardverdi som settes inn som fastantall.
- Minimumsantall
- Her angir du om det skal settes en nedre grenseverdi. En kalkulasjon som gir et lavere antall enn minimumsantallet, vil da få antall = minimumsantall.
- Her angir du om det skal settes en nedre grenseverdi. En kalkulasjon som gir et lavere antall enn minimumsantallet, vil da få antall = minimumsantall.
- Min. distanse
- Denne verdien angis i meter.
- Dersom turens distanse er mindre enn minimumsdistansen, så vil minimumsdistanse bli satt.
- Denne innstillingen må også sees i sammenheng med max. distanse.
- Max. distanse
- Denne verdien angis i meter
- Dersom turens distanse er større enn maksimumsdistansen, så vil maksimumdistanse bli satt.
- Denne innstillingen må også sees i sammenheng med min. distanse
Turkostnader
Under turkostnader kan det settes opp følgende innstillinger
- Timeart
- Her definerer du timearten som skal benyttes
- Merk at kun timearter av typen Utlegg er mulig å velge her
- ViaTracks kostnadstype
- Her definerer du kostnadstypen i ViaTracks
- Merk at en kostnadstype kun kan kobles mot én timeart.
Faste tekster
Faste tekster er tekster som brukere enkelt kan velge ved utfylling av turens formål.
Det kan angis inntil 10 faste tekster, og hver tekst kan ha maksimalt 400 tegn.
Importer privat skattbar distanse
- Her definerer du timearten som skal benyttes
Merk at kun timearter av typen Tillegg og Utlegg er mulig å velge her - Distansefaktor
- Alle turer returneres i meter. Dersom du ønsker at dette skal importeres i kilometer, så legger du inn faktor 0,001. Om dette feltet står blankt, vil ikke distansefaktor utgjøre noen forskjell.
Bruk av integrasjonen på mobil/nettbrett
Innstillinger for bruker
Under "Innstillinger" kan bruker gjøre følgende
- Logge inn / logge ut
- Dette er tilkobling til ViaTracks. Bruker må identifisere seg mot ViaTracks før turene til denne brukeren kan lastes ned. Tilkoblingen lagres, slik at bruker ikke trenger å gjøre flere pålogginger.
- Når bruker er pålogget, så kan brukeren velge å logge ut igjen fra ViaTracks.
- Valg av kjøretøy
- Brukere som har flere kjøretøy tilgjengelig, f.eks. avdelingsledere, kan her definere hvilke kjøretøy som brukeren vil se turene for.
Oversikt over alle turer
Du kan finne oversikten over alle turer ved å klikke deg inn på "Moduler" og velge "Kjørebok". Ikonet er kun klikkbart dersom integrasjonen er satt opp og satt som aktiv.
Ved første oppstart vil bruker bli bedt om å logge inn dersom dette ikke allerede er gjort, eller at tidligere lagret pålogging ikke lenger er gyldig.
I denne oversikten vil brukeren se alle turer for de siste 7 dagene, dvs. alle turer for alle kjøretøy brukeren har tilgang til. Hver tur vises med et eget kort, og noen av tur-detaljene viser i kortet.
I fra denne oversikten kan brukeren gjøre følgende:
- Velge "filter" i høyre hjørne i toppen.
- Her kan bruker endre datoutvalget for nedlasting av turer. Standard er 7 dager, maksimum er 30 dager.
- Etter endret filter vil turer lastes på nytt iht. det nye filteret.
- Klikke på en tur for å se detaljer
- Brukeren vil da se flere tur-detaljer, samt får mulighet til å redigere disse
Importere turer til timer/utlegg
I registreringsbildet for timer/utlegg er det et ikon i høyre hjørne i toppen. Når bruker klikker på dette ikonet vil oversikten over turer for de 4 siste dagene vises.
Bruker kan i dette oversiktsbildet velge en eller flere turer, og når utvalget er bekreftet vil turene beregnes iht. reglene satt opp.
Merk at timearter som er definert i regel-oppsettet må være gyldige i bruk for den ansatte. Dvs. om timearten ikke er tilgjengelig for den valgte ordren eller ansattgruppen, vil brukeren se et varsel og regelen/timearten vil bli ignorert ved import. Turen vil fortsatt bli merket som benyttet i ViaTracks Kjørebok.
Import av tur distanse
Det vil importeres timearter for hver regel i oppsettet som er gyldige iht. turens distanse.
Om timearten ikke finnes i timeregistreringen, legges det inn et nytt kort. Om den allerede er satt, legges nye verdier (antall) til den eksisterende.
Import av turkostnader
Om det er angitt turkostnader vil disse importeres iht. innstillinger.
Om timearten ikke finnes i timeregistreringen, legges det inn et nytt kort. Om den allerede er satt, legges nye verdier (beløp og beskrivelse) til den eksisterende.
Unntak for dette er om eksisterende timeart har antall ulik 1, eller om turkostnaden har antall ulik 1. I de tilfellene vil det legges til et nytt kort.
Import av reisetid
Om import av reisetid er aktivert, vil reisetid importeres med den timearten som er angitt i oppsettet.
Om timearten for reisetid ikke finnes i timeregistreringen, legges det inn et nytt kort. Om den allerede er satt, legges nye verdier (antall) til den eksisterende.
MERK: Importerer du flere turer samtidig, vil den totale reisetiden for alle turene avrundes. Ønsker du å avrunde hver enkelt tur, må turene importeres hver for seg.
VT-bruker, kjøretøy og private turer
Det er tre kjøretøytyper i VT: Yrkesbil, firmabil og privatbil. For yrkesbil og firmabil kan turer settes til "privat".
Basert på rollen du har, vil dette kunne gi forskjellig resultat i oversikten over turer i app-en.
- Dersom du er pålogget som en ordinær Viatracks-bruker, vil du se alle dine turer. Det gjelder både arbeidsturer og private turer. Om en tur endres til privat tur, vil du fortsatt se denne i oversikten over turer.
- Dersom du er pålogget som en avdelingsleder eller administrator, vil du se arbeidsturer for alle kjøretøy du har tilgang til. I tillegg vil du se private turer på yrkesbilene. Private turer med firmabil vil ikke vises, selv om turen er tilknyttet deg som bruker/sjåfør. Og om en tur med firmabil endres til privat tur, vil denne turen ikke lenger vises i din oversikt.
Om du har firmabil og er satt opp som administrator i VT, så er det i dette tilfellet best å opprette en egen ordinær bruker i tillegg. Slik at du har en administrator-bruker for å administrere firmaet i VT, og en ordinær bruker for håndtering av dine turer.