Legge til ansatt
MERK: Du kan KUN legge til ansatte dersom Mobile Worker ikke er integrert mot et økonomisystem. Ved integrasjon med økonomisystemer må ansatte opprettes der, med minimum ansattnr, navn og epost. Du kan deretter gå inn her og aktivere og redigere ansatte, om ønskelig.
Gå i "Administrere" -> "Ansatte"
Nye ansatte legges inn ved å velge “+Legg til”.
Ansatte som er importert fra økonomisystemet vil vises i ei liste her.
Redigere ansattkort
Marker ansatt i ansattlisten, og trykk “Redigere”.
Fane “Ansatt"
Her er det 4 påkrevde felter i vinduet, markert med en stjerne (du må kanskje scrolle ned for å se det fjerde feltet). I tillegg MÅ "Har mobile Worker brukerkonto" avsjekkes for at den ansatte skal kunne få tilgang til systemet.
Fra økonomisystemet vil det komme “Ansatt nr”, “Fornavn”, “Etternavn” og “Ansattes e-post”.
- Ansatt nr
- Fornavn
- Etternavn
- Fødselsdato
Dette er kun en info, blir ikke brukt i systemet pr. i dag. - Ansattes e-post
- PIN
Brukes kun til Mobile Worker stemplingsmodul. - Stilling
Gir mulighet til å ta utvalg basert på stilling bl.a. i tildeling av ordre.
Stilling opprettes under “Innstillinger” og “Registre”.
MERK: Ved integrasjon kommer stilling fra økonomisystemet, om det er satt på den ansatte. - Avdeling
Gir mulighet til å ta utvalg basert på avdeling, bl.a. i godkjenning av timer og tildeling på ordre.
Avdeling opprettes under “Innstillinger” og “Registre”.
MERK: Ved integrasjon kommer avdeling fra økonomisystemet, dersom det er registrert på den ansatte. Ved integrasjon er det ikke mulig å opprette avdelinger i Mobile Worker. - Mobil nummer og Jobb telefonnummer
I godkjenning av timer på app og “verktøy og maskiner” modulen kan man ha mulighet til å ringe brukeren om det er lagt inn telefonnumre. - Ansattgruppe
Vil ha mulighet til å ta utvalg basert på ansattgruppe bl.a. i godkjenning av timer med ansattvisning og tildeling på ordre.
Kan tildele spesifikke timearter, tillegg/annet og utleggstype som standard på de enkelte ansattgruppene. Dersom det er tildelt direkte på ordre vil de alltid overstyre ansattgruppe tildelingen.
Opprettes under “Innstillinger” og “Registre”.
Ved integrasjon kan avdeling komme fra økonomisystemet om det er registrert på den ansatte.
Ved integrasjon av ansattgruppe er det ikke mulig å opprette ansattgrupper i Mobile Worker. - Team
Vil ha mulighet til å ta utvalg basert på team bl.a. i godkjenning av timer og tildeling på ordre.
Det settes ansvarlig på team og de vil ha mulighet til å godkjenne timer på sitt team i app.
Opprettes under “Innstillinger” og “Registre”. - Har Mobile Worker brukerkonto
Må krysse av for å ha mulighet til å aktivere den ansatte som bruker i Mobile Worker
Får da tilgang til å sette opp rettigheter til den ansatte.
- Epost
Påkrevd felt og dette blir brukernavnet i Mobile Worker for den ansatte. - Passord
Ved oppretting av ansatt kan passord settes her eller ved aktivering av den ansatte. - Ansvarlig
En ansatt kan ikke være ansvarlig på prosjekt, ordre og team uten at det er avkrysset for det. Den ansatte må ha en rolle der det er mulig å stå som ansvarlig. - Roller
Marker en rolle for å bytte felt.
Roller i feltet til høyre er tildelt den ansatte.
Det er 6 standardroller.
Det er mulig å opprette egendefinerte roller f.eks gi brukeren mer tilpassede rettigheter som erstatning til en av standard rollene eller tilleggs rettigheter sammen med den standard rollen de har blitt tildelt.
Opprettes under “Innstillinger” og “Roller”.
- Administrator
Har ubegrenset rettigheter i Mobile Worker. - Avansert bruker
Har en del rettigheter, også på innstillinger, men noe mindre enn Administrator.
Kan se, redigere, slette, registrere og godkjenne timer på andre brukere.
Kan være ansvarlig. - Mellomnivåbruker
Veldig begrensede rettigheter.
Har kun tilgang til ordre og prosjekt som er tildelt brukeren.
Kan se, redigere, slette og registrere timer på andre brukere.
Kan være ansvarlig. - Basis bruker
Har veldig begrensede rettigheter.
Har kun tilgang til ordre og prosjekt som er tildelt brukeren.
Kan kun se, redigere, slette og registrere egne timer. - Bruker av enhet
Har kun mulighet til å bruke app og kan ikke logge på via web. - Attendance mager
Brukes kun til Mobile Worker stempling modul.
Husk å lagre!
Standard reg. - innstillinger for standard funksjonalitet for en ansatt
Fane “Standard reg.”
Kan legge inn registreringsforslag for den enkelte ansatt.
Det er mulighet til å ha flere i hver gruppe eller bare bruke den ene gruppen osv.
Innstillinger her vil overstyre evnt standard timeart som er satt i Bedriftsinnstillingene.
Dersom det er tildelt andre timearter direkte på ansattgruppen eller ordren vil det overstyre ved registrering av timer.
Enheter
Fane “Enheter”
Oversikt over hvilke enheter brukeren har logget på Mobile Worker med.
Har også mulighet til å logge av enheten her.
Synkroniserings-info
Fane “Sync info”
Logg over når bruker har synkronisert og med hvilken enhet.
Endringslogg
Fane “Endringslogg”
Logg over endringer gjort på brukeren av hvem og hvilken dato.
Om en går på “+” vil en kunne se hva slags endring som er utført.
Lagre og gå tilbake til ansattoversikten.
Aktivering/deaktivering/endre passord på ansatte
Det er 4 statuser for en ansatt
Det er ulike muligheter på statusene
Alle gir tilgang til å redigere info på den ansatte
Alle ansatte får status “New” ved opprettelse eller import fra økonomisystem.
Du kan aktivere den ansatte direkte og sette et passord. Den ansatte kan likevel endre passordet senere. Det blir sendt mail til bruker om at han er aktivert.
Du kan alternativt sende invitasjon. Den ansatte får da en mail og kan aktivere seg selv og sette passord. Invitasjonen er bare aktiv i 24 timer. Før den ansatte aktiverer seg selv vil han ha status “Pending”.
Så lenge den ansatte har status “Active” er han en bruker i Mobile Worker og opptar en lisens.
Du kan redigere den ansattes informasjon og rettigheter når som helst.
Dersom den ansatte slutter deaktiverer du.
Du har mulighet til å endre passord for den ansatte med knappen "Endre passord".
“Ditt Admin passord” er passordet du selv bruker på Mobile Worker.
Sett deretter nytt passord til den ansatte.
Når den ansatte er deaktivert får han status “Deactivated”
Det er mulig å aktivere den ansatte igjen ved enten å aktivere direkte eller sende invitasjon.
Dersom den ansatte er bruker i flere selskaper på Mobile Worker kan du ikke aktivere selv det må sendes invitasjon.
Tips til ansattoversikten,
Du kan endre rekkefølgen for kolonnene i ansattlisten ved å trykke kolonnehodet, dra den sidelengs der du ønsker at kolonnen skal stå, og slippe den.
Du har mulighet til å definere hvilke kolonner du ønsker å se i listen.
Du kan også gruppere innhold i listen pr. kolonne.
Høyreklikk på kolonne hodet og gjør et valg.
Du kan lage undergrupper ved å gruppere flere kolonner, her er det helt fritt hvordan du ønsker å se dataene.
Det er også mulig å lage filter på visningen, eller bruke filter som en form for søk:
TIPS:
Vær oppmerksom på at når du filtrerer/grupperer/sorterer kolonner, blir dette markert med oransje firkanter. Dette oppsettet blir stående også når du kommer tilbake til visningen senere, og kan “lure” deg til tider. Opphev filter/gruppe/sortering ved å trykke krysset helt til høyre i oransje felt.
Ansattliste kan eksporteres under knappen "Mer":
Alle kolonner som er satt opp i ansattlisten, vil bli med over i eksporten.
//